機密文書には、2つの方法がある
顧客の情報、従業員の情報、取引先との契約書。事業所の書類には、そのまま捨てられないものが多くあります。株式会社トヨダの機密文書回収では、処理の方法として「破砕処理」と「溶解処理」の2つが案内されています。この記事では、2つの工程の違いと、どちらを選ぶかを考えるときの観点を整理します。
2つの工程
サービスのページに書かれている内容は、次のとおりです。
破砕処理
現場から書類を回収し、自社の工場で破砕したあと、プレスして出荷します。自社の破砕（裁断）処理機を使う方法です。
溶解処理
現場から溶解処理の工場へ、書類を直接持ち込みます。
どちらも、対象は個人情報などが書かれた書類で、回収できる地域は京都府全域及び関西一円と案内されています。依頼できる方の範囲は、お問い合わせの際にご確認ください。
選ぶときの観点
どちらが優れているというより、書類の性質と社内のルールに合うほうを選びます。観点の例は次のとおりです。
- 社内や取引先との約束：契約書や社内規程に、処理方法の指定がないか。指定があれば、それに従います。
- 書類の量と形：段ボール箱に詰めた書類の量、ファイルやバインダーが付いたままかどうか。
- 確認の仕方：書類が間違いなく処理されたことを、どのような形で確かめたいか。立ち会いの有無や、完了を示す書類に対応できるかは、見積りの際に確認してください。
- 回収の頻度：一度きりの整理か、毎月のように出るか。
頼む前に社内で決めておくこと
- 機密文書にあたる書類の範囲：個人情報、顧客情報、取引条件、社内の人事に関する書類など。迷う書類は、社内で線引きを決めておきます。
- 保存期間が終わったか：法令や社内規程で保存が必要な書類は、期間が過ぎてから出します。保存期間の判断は、社内の担当者か、専門家に確認してください。
- 箱詰めのルール：箱に詰めた書類の中身を、後から取り出さなくて済む状態にしておきます。
- 保管場所：回収の日まで、人の出入りが少ない場所に置きます。
古紙回収との違い
古紙として回収する紙は、紙に戻すことが目的です。機密文書は、情報が外へ出ないことが先に来ます。そのため、株式会社トヨダでも、古紙回収とは別のサービスとして案内されています。シュレッダーにかけた紙の回収は、古紙回収のページで案内しています。
個人情報保護法の改正などにより、機密文書となる書類が増えてきた、とサービスのページにも書かれています。社内の書類を見直す機会に、どの書類をどちらの回収に出すか、整理しておくとよいでしょう。
問い合わせの前に
- 書類の種類と、おおよその量。
- 破砕と溶解のどちらを考えているか。決まっていなければ、その旨を伝えます。
- 回収する場所が、京都府内か、関西のどのあたりか。
- 回収が一度きりか、繰り返しか。
見積りと相談は、サービスのページの問い合わせ窓口から受け付けています。
まとめ
機密文書の回収には、自社工場で破砕する方法と、溶解処理の工場へ直接持ち込む方法があります。社内の約束、書類の量、確認の仕方、回収の頻度から選び、迷う点は見積りの際に株式会社トヨダへ確認してください。
