保存期間は申告期限の翌日から数える
保存箱にたまった帳簿や領収書は、いつになれば処分してよいのか。法人税の決まりでは、数え始めるのは書類を作った日や受け取った日ではなく、確定申告書の提出期限の翌日です。
国税庁のタックスアンサー No.5930「帳簿書類等の保存期間」は、法人は帳簿を備え付けて取引を記録し、その帳簿と、取引に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならない、としています。
起点になる提出期限
起点の日は、確定申告書の提出期限で決まります。国税庁の手続の案内（C1-1）によると、確定申告書の提出期限は、原則として事業年度終了の日の翌日から2か月以内です。期限が延長されている場合は、その延長された期限になります。期限が土曜日・日曜日・祝日などにあたるときは、その翌日が期限です。
たとえば、事業年度が3月31日に終わる法人なら、原則の提出期限は5月31日で、7年はその翌日から数えます。延長を受けている法人や、期限が休日にあたる年は、起点の日がずれます。
原則は7年 対象になる帳簿と書類
7年の対象は、帳簿と書類の両方です。No.5930は、それぞれ次の例を挙げています。
- 帳簿：総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
- 書類：棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など
10年になる場合
No.5930の注記によれば、次の事業年度は、保存期間が10年です。
- 青色申告書を提出した事業年度で、欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度
- 青色申告書を提出しなかった事業年度で、災害損失金額が生じた事業年度
平成30年4月1日前に開始した事業年度については、10年ではなく9年です。
欠損金との関わりは、タックスアンサー No.5762で確かめられます。青色申告書を提出した事業年度に生じた欠損金額は、各事業年度開始の日前10年以内に開始した事業年度のものなら、所得の計算で損金の額に算入されます。この繰越控除をする法人の条件の1つとして挙がっているのが、一定の帳簿書類の保存です。
欠損金が出た事業年度の箱は、7年の箱と混ぜずに分けておくと、取り違えを防げます。
ほかの法律で決まる期間もある
ここで扱ったのは、法人税の保存期間です。ほかの法律で、別の期間が決まっている書類もあります。手元の書類にどの期間が当てはまるか、個別の扱いは、税務署や税理士に確かめてください。
電子データでの保存やスキャナ保存については、No.5930も、国税庁の電子帳簿保存法の一問一答を見るよう案内しています。
保存箱に廃棄できる年月を書く
箱に詰めるときは、外側に次の3つを書いておくと、処分の時期を見落としにくくなります。
- 中身の事業年度
- 起点になる、提出期限の翌日
- 7年か10年かと、そこから数えた保存の終わりの年月
一覧表にも同じ内容を控えておけば、箱を開けずに、処分できる箱を探せます。
期間を過ぎた書類の処分
保存期間を過ぎても、帳簿や領収書の中身が外に出てよくなるわけではありません。取引先の名前や金額、担当者の名前などが載っていることもあるからです。処分の方法は、社内の情報の扱いの決まりに沿って選びます。
株式会社トヨダが機密文書回収として案内している方法は、破砕処理と溶解処理です。破砕処理は自社の破砕（裁断）処理機にかける方法、溶解処理は現場から溶解処理の工場へ直接持ち込む方法です。回収できる地域は、京都府全域及び関西一円としています。
処分してよい書類かどうかの判断は、先に社内で済ませてから頼んでください。詳しくは機密文書回収のページをご覧ください。
